در دنیای امروز که سازمانها با چالشهای متعددی نظیر retirement (بازنشستگی)، استعفاهای ناگهانی و خروج غیرمنتظره نیروهای کلیدی مواجهاند، مفهوم «جانشینپروری» (Succession Planning) از یک انتخاب مدیریتی به یک ضرورت استراتژیک تبدیل شده است. جانشینپروری فراتر از یک برنامه ساده برای پر کردن صندلیهای خالی است؛ این فرآیند، یک سیستم منسجم برای انتخاب و توسعه استعدادهای کلیدی سازمان به منظور اطمینان از تداوم نقشهای حیاتی و حفظ مزیت رقابتی در بلندمدت است. اهمیت این موضوع تا حدی است که عدم توجه به آن میتواند ضربات جبرانناپذیری به پیکره سازمان وارد کند.
چهار ستون اصلی تعریف جانشینپروری
برای درک دقیق این مفهوم، باید به چهار جزء اصلی آن توجه کرد. نخست، «فرآیند» بودن آن است؛ جانشینپروری یک رویداد لحظهای نیست، بلکه یک جریان مستمر و پویا است. دوم، «انتخاب و توسعه استعدادهای کلیدی» است که بر اساس آن، سازمان بهترینها را نه از بیرون، بلکه عمدتاً از میان کاندیداهای داخلی شناسایی و پرورش میدهد. سومین جزء، «تداوم» است که هدف نهایی آن اطمینان از آماده بودن جایگزین برای فرد کلیدی است، فارغ از اینکه این جایگزینی به دلیل بازنشستگی، استعفا یا هر دلیل دیگری رخ دهد و در نهایت، «نقشهای حیاتی» که تمرکز برنامهریزی را بر مشاغلی میگذارد که برای بقا و رقابتپذیری سازمان حیاتی هستند.
چرا جانشینپروری یک ضرورت انکارناپذیر است؟
سازمانها به دلایل متعددی باید به جانشینپروری به عنوان یک سرمایهگذاری راهبردی نگاه کنند. یکی از بارزترین مزایا، «کاهش هزینهها» است. توسعه استعدادهای موجود در داخل سازمان، بسیار کمهزینهتر از جذب، آموزش و تطبیق مدیران و کارکنان جدید از خارج سازمان تمام میشود. علاوه بر این، جانشینپروری به «کاهش ریسک و تضمین تداوم کسبوکار» کمک شایانی میکند و سازمان را در برابر خروج غیرمنتظره افراد کلیدی بیمه میکند.
از سوی دیگر، این فرآیند بستری برای «انتقال دانش و تخصص کلیدی» فراهم میآورد. معیارهای مهم تصمیمگیری، نقاط کنترلی، ارتباطات سازمانی و تجربیات ارزشمند در مشاغل کلیدی، از طریق برنامههای جانشینپروری به نسل بعدی منتقل میشود. همچنین، جانشینپروری «مسیر شغلی مشخصی برای استعدادهای بالقوه (Hi-Po)» ترسیم میکند و با ایجاد چشمانداز ارتقا، انگیزه و تعهد آنها را افزایش میدهد. در نهایت، سازمان را برای «آینده و سناریوهای مختلف» آماده میسازد و تابآوری آن را در برابر تغییرات محیطی بالا میبرد.
فرآیند چهار مرحلهای جانشینپروری
پیادهسازی یک سیستم جانشینپروری موثر، نیازمند طی کردن یک فرآیند گامبهگام و منطقی است. این فرآیند با «شناسایی مشاغل کلیدی (استراتژیک)» آغاز میشود. در این مرحله، سازمان باید به این پرسش پاسخ دهد که چه مشاغلی نیاز به جانشین دارند و فقدان آنها چه تاثیری بر استراتژی سازمان خواهد داشت. در گام دوم، «شناسایی استعدادهای رهبری» انجام میشود و سازمان مشخص میکند که چه کسانی استعداد جانشینی دارند. در گام سوم، «توسعه استعدادهای رهبری» است که در آن مشخص میشود چه شایستگیهایی باید در استعدادها رشد و توسعه داده شود. و در نهایت، مرحله «تصمیمجانشینپذیری» است که تعیین میکند جانشینی چه زمانی و چگونه انجام میشود.
شناسایی مشاغل استراتژیک؛ نقطه شروع هوشمندانه
شناسایی مشاغل کلیدی، سنگ بنای جانشینپروری است. در این راستا، استفاده از «اصل پارتو» یا قانون ۸۰/۲۰ بسیار راهگشاست؛ به این معنا که ۲۰ درصد از مشاغل سازمان، ۸۰ درصد عملکرد آن را رقم میزنند و بنابراین باید در اولویت برنامهریزی جانشینپروری قرار گیرند. برای شناسایی دقیق این مشاغل، «معیارهای ۷ گانه» (مدل ۷ عاملی یا GSF) ارائه شده است که هر کدام امتیاز مشخصی دارند. بر اساس این مدل، عواملی نظیر «تاثیر استراتژیک» (با بالاترین وزن ۲۷)، «ارزشآفرینی» (۱۸)، «وابستگی عملکرد» (۱۸)، «اثر بلاتصدی بودن» (۹)، «پیامد خطاها و اشتباهات» (۹)، «پیامد انتصاب نادرست» (۹) و «کمیابی متصدی برای شغل» (۹) مورد ارزیابی قرار میگیرند. این مدل به سازمانها کمک میکند تا مشاغل حیاتی، کلیدی، ضروری و کماهمیت را از یکدیگر تفکیک کنند. همچنین باید به «شرایط جغرافیایی یا تخصصهای ویژه» و «دادههای جذب و استخدام» نیز توجه داشت.
شناسایی و ارزیابی استعدادهای کلیدی (Hi-Po) با ماتریس ۹ خانهای
پس از شناسایی مشاغل کلیدی، نوبت به شناسایی افرادی میرسد که پتانسیل جانشینی در این مشاغل را دارند. ابزار قدرتمند در این زمینه، «ماتریس ۹ خانهای» (9 Box Grid) است که دو بُعد «عملکرد گذشته» و «قابلیت ارتقا» را ترکیب میکند. این ماتریس به سازمانها کمک میکند تا استعدادهای کلیدی و بالقوه (Hi-Po) را از سایر کارکنان تفکیک کنند. ارزیابی قابلیت ارتقا مستلزم «شناسایی شایستگیها» (با تدوین مدل شایستگی و استفاده از کانونهای ارزیابی) و «تعیین مصادیق رفتاری» است. استفاده از نتایج مدیریت عملکرد نیز به عنوان یک ورودی مهم در این ارزیابی نقش بسزایی دارد. بر اساس این ماتریس، کارکنان در دستههایی نظیر «ستارهها» (عملکرد عالی و قابلیت ارتقا درونسازمانی)، «جانشینهای بالقوه» (عملکرد خوب و قابلیت ارتقا حداکثر یک سطح)، و «نیازمند بهبود» (عملکرد بخشی و نیاز به بهبود) قرار میگیرند.
جمعبندی
جانشینپروری یک سرمایهگذاری بلندمدت بر روی سرمایه انسانی سازمان است که با کاهش هزینهها، تضمین تداوم کسبوکار، انتقال دانش و ایجاد مسیر شغلی جذاب برای استعدادها، مزیت رقابتی پایداری را برای سازمان به ارمغان میآورد. پیادهسازی موفق این فرآیند نیازمند تعهد مدیریت ارشد، نگاهی سیستماتیک و استفاده از ابزارها و مدلهای علمی نظیر مدل ۷ عاملی و ماتریس ۹ خانهای است. سازمانهایی که امروز به فکر جانشینپروری هستند، فردا در برابر طوفانهای تغییر، تاب آور (resilient) و پایدار خواهند ماند.
No Comments