ناکارآمدی فناوری در سازمان‌های سنتی و بلااستفاده بودن سامانه‌ها

در بسیاری از سازمان‌های بزرگ، سرمایه‌گذاری‌های کلان در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، پنجره واحد و سامانه‌های مدیریتی، نتایج عملی ملموس کمی داشته است. دلیل این ناکارآمدی نه کمبود فناوری، بلکه نگرش سنتی مدیران است. اکثریت مدیران، حتی مدیران ارشد، به سبک سنتی عمل می‌کنند و ورود مستقیم به سامانه‌ها یا کار با نرم‌افزارها برایشان معمولاً رخ نمی‌دهد. آن‌ها کار را به کارشناسان می‌سپارند تا سامانه‌ها را تکمیل کنند و اطلاعات لازم را وارد کنند، بدون آنکه خودشان با ابزارها آشنا باشند یا بدانند چگونه می‌توانند از امکانات موجود برای تصمیم‌گیری یا بهبود فرآیندها استفاده کنند. نتیجه این است که سامانه‌ها شبیه به یک انبار پر از ابزار هستند؛ تعداد زیادی قابلیت و امکانات فنی وجود دارد، اما اگر مدیران ندانند برای چه کاری از کدام ابزار استفاده کنند، سیستم نه تنها کارآمد نیست، بلکه باعث اتلاف منابع و زمان می‌شود.

این مشکل ریشه‌های عمیق فرهنگی و ساختاری دارد. در فرآیند استخدام مدیران، مهارت‌های نرم‌افزاری، تفکر سیستمی و توانایی کار داده‌محور، به‌ندرت به عنوان معیار انتخاب مدنظر قرار می‌گیرد. غالباً اعتماد، سابقه کاری و روابط شخصی ملاک اصلی استخدام است، در نتیجه مدیران سنتی وارد سازمان می‌شوند و این چرخه ادامه پیدا می‌کند. پیامدهای این وضعیت قابل توجه و حتی خطرناک است؛ بهره‌وری سازمان کاهش می‌یابد، تصمیم‌گیری‌ها ناقص و بر پایه داده‌های ناقص صورت می‌گیرد، منابع مالی صرف خرید و پیاده‌سازی سامانه می‌شوند ولی خروجی ملموس ندارند و وابستگی سازمان به کارشناسان افزایش می‌یابد، به طوری که هر گونه تغییر نیرو می‌تواند خلأ جدی ایجاد کند.

با توجه به این واقعیت، اصلاح رفتار مدیران سنتی به تنهایی راه‌حل مطمئنی نیست و انتظار تغییر مستقیم آنها اغلب بیهوده است. به همین دلیل، تمرکز سازمان باید بر طراحی سیستم‌ها و فرآیندهایی باشد که استفاده از سامانه‌ها را بدون نیاز به تغییر رفتار مدیران، الزامی و ملموس کند. سامانه‌ها باید ساده و قابل فهم طراحی شوند، داشبوردها، اطلاعات کلیدی را به شکل تصویری و قابل هضم ارائه دهند و قابلیت‌های پیچیده تنها در پشت صحنه در دست کارشناسان قرار گیرد. فرآیندها باید به گونه‌ای اجباری طراحی شوند که فعالیت‌ها در سامانه ثبت و پیگیری شود و گزارش‌های خودکار، عملکرد واحدها و شاخص‌های کلیدی را به مدیران منتقل کنند، حتی اگر خود آنها با سیستم کار نکنند. مسئولیت‌ها باید شفاف باشند و وابستگی به دانش فردی کاهش یابد تا سازمان بتواند بدون تکیه بر حضور و مهارت شخص خاص، عملکرد خود را پایدار نگه دارد.

در بلندمدت، اصلاح معیارهای استخدام و ارتقاء مدیران ضروری است تا نسل بعدی اهل تفکر سیستمی و مدیریت داده‌محور باشند، اما در کوتاه‌مدت، سازمان می‌تواند با ساده‌سازی سامانه‌ها، طراحی فرآیندهای اجباری و ارائه گزارش‌های تصویری و ملموس، از سرمایه‌گذاری‌های خود در فناوری اطلاعات بهره ببرد. واقعیت این است که فناوری و سامانه‌های نوین می‌توانند ارزش واقعی خود را ارائه کنند، حتی اگر مدیران سنتی هنوز دست خود را در فرایندهای سیستماتیک قرار نداده باشند، به شرط آنکه طراحی سیستم و فرآیندها بر اساس استفاده واقعی و الزامی باشد، نه انتظار تغییر رفتار مدیران.