تورم پنهان منابع انسانی؛ وقتی ساختار سازمانی بزرگ میشود اما کار واقعی کوچک میماند
در دهههای اخیر، بسیاری از سازمانها در ایران و جهان با مسئلهای روبهرو شدهاند که کمتر درباره آن بهصورت شفاف صحبت میشود: تورم پنهان منابع انسانی. پدیدهای که در ظاهر با شلوغی واحدها، تعدد عناوین شغلی، تشکیل کمیتهها و کارگروههای متعدد و افزایش تعداد کارکنان شناخته میشود، اما در باطن نتیجه آن کاهش بهرهوری، فرسایش انرژی کارکنان موثر، افزایش هزینهها و کندی تصمیمگیری است. این تورم، برخلاف تورم اقتصادی، نمود فوری ندارد و معمولاً تا زمانی که کارایی سازمان دچار افت جدی نشود، به چشم نمیآید.
ریشههای ساختاری تورم منابع انسانی
بخش مهمی از تورم پنهان از دل طراحی نادرست ساختار سازمانی بیرون میآید. در بسیاری از سازمانها، واحدها زمانی ایجاد شدهاند که نه بار کاری واقعی مشخص بوده و نه شاخصهای عملکردی تعریف شده داشتهاند. در نتیجه، با افزایش فعالیتها یا تغییر شرایط، این واحدها بهجای بهروزرسانی، به سمت توسعههای بیهدف حرکت کردهاند.
ساختارهای سلسلهمراتبی سنتی نیز نقش مهمی در ایجاد این تورم دارند. وقتی سازمانها برای هر وظیفهای یک عنوان شغلی جدید خلق میکنند، طبیعی است که تعداد لایههای مدیریتی افزایش پیدا کند. هر لایه، کارکنان بیشتری میخواهد تا نقش خود را توجیه کند. نتیجه این فرآیند، گسترش واحدها بدون توجه به کارآمدی است. پیتر دراکر سالها پیش هشدار داده بود: «سازمانها به مرور زمان تمایل دارند پیچیده و متورم شوند، مگر اینکه آگاهانه از آن جلوگیری شود.»
نقش رفتار مدیریتی در تشدید تورم پنهان
رفتار مدیران نیز این مسئله را تقویت میکند. در بسیاری از سازمانها، داشتن «تعداد بیشتر نیرو» بهطور ناخودآگاه با «قدرت مدیریتی بیشتر» پیوند خورده است. این باور، مدیران را به سمت بزرگکردن قلمرو کاری خود سوق میدهد؛ مسیری که لزوماً با افزایش بهرهوری همراه نیست. هنگامی که مدیران برای نشان دادن اهمیت واحد خود، تعداد کارکنان را افزایش میدهند، سازمان با گذشت زمان با واحدهایی مواجه میشود که ظاهرشان بزرگ و کارشان کم است.
از سوی دیگر، برخی مدیران برای مواجه نشدن با چالشهای عملیاتی، کارها را به تشکیل کمیتهها، جلسات یا فرآیندهای طولانی میسپارند. این کار اگرچه ظاهر رسمیتری به فعالیتها میدهد، اما در عمل نیروی انسانی بیشتری را گرفتار وظایفی میکند که ارزش افزوده واقعی ندارند. ادگار شاین به درستی میگوید: «فرهنگ سازمان همان چیزهایی است که در عمل انجام میشود، نه آنچه روی کاغذ نوشته شده.» اگر فرهنگ سازمان به سمت پر کردن ساعات کاری با فعالیتهای کمارزش حرکت کند، این وضعیت طبیعی به نظر خواهد رسید.
پیامدهای مدیریتی، مالی و انسانی
تورم پنهان منابع انسانی تنها یک مسئله منابع انسانی نیست، بلکه هزینههای سنگینی همچون افزایش هزینههای مستقیم، کاهش بهره وری، کندی تصمیمگیری، افت انگیزه افراد توانمند، از بین رفتن چابکی سازمان، خطر کوچکسازیهای ناگهانی در بر دارد.
این مسئله فقط ایرانی نیست
نکته مهم این است که تورم پنهان فقط در سازمانهای ایرانی اتفاق نمیافتد. شرکتهای بینالمللی نیز بارها تجربه کردهاند که ساختارهای بزرگ، بدون مدیریت هوشمندانه، بهمرور ناکارآمد میشوند. شرکتهایی چون HP، IBM، یا حتی برخی غولهای فناوری، پس از سالها گسترش واحدها و کارکنان، ناچار به اصلاحات گسترده و گاهی دردناک شدهاند. تفاوت در این است که آن شرکتها معمولاً براساس داده و تحلیل، چرخه اصلاح را اجرا میکنند؛ اما در بسیاری از سازمانهای ایرانی، این اصلاح یا به تأخیر میافتد یا بدون برنامه انجام میشود.
راههای مقابله با تورم پنهان
برای اصلاح این وضعیت، سازمانها باید مجموعهای از اقدامات ساختاری و فرهنگی را از جمله بازطراحی ساختار براساس واقعیت، تعریف دقیق نقشها و مسئولیتها، اصلاح فرهنگ مدیریتی، اصلاح فرهنگ مدیریتی و جسارت در حذف کارهای زائد به طور همزمان پیش ببرند.
مطلب پایانی اینکه تورم پنهان منابع انسانی، پدیدهای است که آرام و بیصدا پیش میرود و ناگهان سازمان را به جایی میرساند که حرکت در آن کند، پرهزینه و بیاثر میشود. این مشکل نه ناشی از ضعف فردی کارکنان، بلکه محصول ترکیب نامناسب ساختار، فرهنگ و رفتار مدیریتی است. سازمانهایی که میخواهند در محیط پرتلاطم امروز دوام بیاورند، باید جسارت مواجهه با این مسئله را داشته باشند. همانطور که پیتر دراکر میگوید: «آینده به سازمانهایی تعلق دارد که خود را از پیچیدگیهای غیرضروری رها میکنند و بر ارزش واقعی تمرکز میکنند.»
