استانداردسازی شرح شغل در سازمانهای بزرگ؛ چرا همیشه در اجرا گیر میکنیم؟
استانداردسازی شرح شغل در سازمانهای بزرگ یکی از آن پروژههایی است که همیشه با انگیزه و امید فراوان آغاز میشود، اما در طول مسیر به نقطهای میرسد که یا نیمهکاره رها میشود، یا به مجموعهای از اسناد بایگانیشده تبدیل میگردد که هیچکس در سازمان به آن رجوع نمیکند. ریشه این مشکل تنها یک مسئله فنی نیست؛ مجموعهای از ملاحظات رفتاری، سازمانی، مدیریتی و حتی فرهنگی در کنار هم باعث میشود اجرای این فرایند در سازمانهای بزرگ بهویژه مجموعههایی با تنوع جایگاهها، تعدد واحدها، تفاوت مأموریتها و سلسلهمراتب چندلایه به چالشی جدی تبدیل شود.
نخستین مانع، برداشت متفاوت واحدها و مدیران از مفهوم شرح شغل است. در بسیاری از سازمانها شرح شغل را یا با شرح وظایف روزمره اشتباه میگیرند یا آن را به فهرستی طولانی از انتظارات تبدیل میکنند که عملاً به جای روشنسازی، ابهام ایجاد میکند. این سوءبرداشت باعث میشود هر واحد تلاش کند شرح شغل را مطابق منافع، حساسیتها و شرایط خاص خود بنویسد و در نتیجه استاندارد واحدی شکل نگیرد. از سوی دیگر، مدیران معمولاً نگران محدود شدن آزادی عمل خود هستند؛ تصور میکنند اگر شرح شغل استاندارد و ساختیافته شود، دست آنها در تعیین وظایف و استفاده از نیروها بسته خواهد شد. همین مقاومت پنهان باعث میشود پروژه از همان ابتدا با کندی مواجه شود یا در عمل، نسخههای مختلف و متناقضی از شرح شغل تدوین گردد.
چالش جدی بعدی، پویایی سازمان است. در سازمانهای بزرگ، وظایف و نقشها دائماً در حال تغییرند؛ ساختارها اصلاح میشوند، پروژهها اضافه و کم میشوند، واحدها ادغام یا تفکیک میگردند و فناوری نوین، مشاغل جدیدی خلق میکند. این پویایی مداوم باعث میشود شرح شغل تدوینشده خیلی زود با واقعیت روز سازمان فاصله بگیرد. اگر مجموعه، یک سیستم زنده برای بهروزرسانی مستمر نداشته باشد، شرح شغل عملاً به سندی تاریخگذشته تبدیل میشود که هیچ نقشی در مدیریت منابع انسانی ندارد. از همینجا مسئلهای بزرگتر شکل میگیرد: نبود مالکیت سازمانی. تا زمانی که شرح شغل فقط یک پروژه منابع انسانی تلقی شود و نه یک دارایی مشترک سازمانی، هیچ واحدی مسئولیت بهروزرسانی یا اجرای آن را نمیپذیرد و پروژه در عمل متوقف میشود.
اما شاید مهمترین عامل شکست اجرای شرح شغل استاندارد، عدم اتصال آن به سیستمهای کلیدی سازمان باشد. شرح شغل اگر قرار است اثرگذار باشد، باید در قلب سیستمهای جذب و استخدام، ارزیابی عملکرد، مسیر شغلی، آموزش و حتی جبران خدمت قرار گیرد. زمانی که این اتصالها برقرار نباشد، شرح شغل، سندی بدون کارکرد خواهد بود؛ کارکنان آن را نادیده میگیرند، مدیران استفادهای از آن نمیکنند و فرایندهای منابع انسانی نیز به مسیر قبلی ادامه میدهند. این عدم اتصال، بزرگترین ضربه را به هر پروژه استانداردسازی وارد میکند.
از زاویه رفتار سازمانی نیز مقاومت طبیعی کارکنان و مدیران در برابر شفافیت، نقشی تعیینکننده دارد. شرح شغل استاندارد، مرزها و انتظارات را شفاف میکند و این شفافیت همیشه برای همه خوشایند نیست. در برخی موارد، کارکنان احساس میکنند ممکن است وظایفشان محدود یا سختتر شود، یا مدیران نگران میشوند که پاسخگوییشان افزایش یابد. در چنین محیطی، حتی بهترین سند نیز با بیتوجهی یا اجرای صوری مواجه میشود.
همه اینها نشان میدهد مشکل اصلی در استانداردسازی شرح شغل، ضعف در طراحی نیست؛ بلکه در اجراست. زیرا اجرای واقعی نیازمند پذیرش فرهنگی، حمایت کامل مدیران، یکپارچگی سیستمهای منابع انسانی، ایجاد سازوکارهای بهروزرسانی مستمر و مهمتر از همه، تبدیل شرح شغل به یک ابزار عملیاتی است نه یک سند اداری. زمانی که سازمان بتواند این اتصالها و سازوکارها را ایجاد کند، شرح شغل به یکی از مؤثرترین ابزارهای مدیریت سرمایه انسانی تبدیل خواهد شد؛ ابزاری که هم عدالت سازمانی را تقویت میکند، هم مسیر رشد افراد را روشن میسازد و هم بهرهوری سازمان را بالا میبرد. اما تا زمانی که این پیوندها شکل نگیرد، اجرای استانداردسازی شرح شغل در سازمانهای بزرگ همچنان در همان نقطهای گیر خواهد کرد که سالهاست بسیاری از سازمانها در آن متوقف ماندهاند.
